ホームページの管理・更新方法を学びメリットとデメリットを知る

ホームページの管理とは

ホームページの管理には、主に以下のようなものが含まれます。

  • ホームページの更新
  • レンタルサーバーの管理
  • ドメインの管理
  • メールアカウントの管理
  • アクセス解析

その他、検索エンジン対策(SEO)や広告管理等を行う場合もあり、業務は多岐に渡ります。

「ホームページの管理」は、ホームページ制作会社が行う場合と自社(社内)で行う場合の二通りがあります。この記事では、自社(社内)でホームページを管理する場合を中心に、制作会社が管理する場合についてもご説明いたします。

ホームページの管理方法

それではホームページの管理方法につきまして具体的にご説明いたします。

※自社(社内)でホームページを管理する場合の説明となります。

ホームページの更新

ホームページ管理者の主な業務がこの「ホームページの更新」となるでしょう。ページの追加や削除、文字の修正、画像の追加や削除が主な作業となります。ページの制作、修正にはアドビ社のドリームウィーバー(Dreamweaver)を使う場合が多いですが、普通のテキストエディタ(メモ帳)でもページの制作、修正が可能です。

レンタルサーバーの管理

レンタルサーバーの管理もホームページ管理者の仕事です。定期的(1年おき等)にレンタルサーバーの契約を更新する必要がありますので、忘れずに行いましょう。

また、レンタルサーバーにトラブルがあった場合の対応も必要です。低価格のレンタルサーバーの場合は、レンタルサーバー会社とのやり取りに電話が使えない場合があります。レンタルサーバーをお選びになる場合は、価格だけでなくトラブル発生時のサポート体制等も考慮することをお勧めします。

ドメインの管理

ドメインも1年に1回程度の契約更新が必要です。契約の更新時にドメインの使用料金を支払う形となりますが、契約の更新を忘れてしまうと、ドメインが使用できなくなります。契約されなかったドメインは他社に買われる場合もあり、場合によっては大きな損害を被ることとなります。

ドメインの管理には十分に注意してください。

メールアカウントの管理

ホームページ用のサーバーを借りると、独自ドメインでのメールアドレスの作成が可能となることが多いです。メールアドレスの発行や削除、メールサーバーの容量の増減などもホームページ管理者の仕事です。

メールの使用方法によっては、個人に割り当てられたメールサーバーの容量がいっぱいになり、メールの送受信ができなくなることもありますので、場合によっては適切なメールの管理を社内で指導するケースも出てくるかもしれません。

※メールアカウントの管理は、組織によってはシステム担当部門の業務となる場合があります。

アクセス解析

Google Analytics(グーグルアナリティクス)などのツールを使い、アクセス解析を行います。アクセスの多い時間帯、地域等を把握し、ホームページの運営に役立てます。

※アクセス解析は、組織によってはマーケティング部門の業務となる場合があります。

ホームページの管理・更新を自分で行うメリット・デメリット

ここまで、自社(社内)でホームページを管理する場合を中心にご説明してきましたが、そのメリットとデメリットについてもご説明したいと思います。

メリット

タイムリーな更新が可能

社内にホームページ担当のスタッフがいる場合はタイムリーな更新が可能となります。

コストダウン

ホームページ制作会社に支払う管理費用が最小限で済みますから、コストの削減となります。但し、目には見えづらいですがホームページの担当者にも給与などが発生していますので、必ずしもコスト削減とならない場合があります。

デメリット

更新作業が後回しになる

社内のホームページ担当スタッフが、他の業務と兼務している場合はホームページの管理・更新が後回しになりがちです。

本業の妨げになる可能性がある

ホームページの管理・更新に不慣れで手間取ったりすると、本業への影響が出ることも考えられます。

知識やスキルの習得がしづらい

ホームページの管理・更新を担当するスタッフが複数おり、ひとつの部署となっていれば問題ありませんが、営業担当、総務担当が兼任しているような場合は特に、Webに関する新しい知識・スキルの習得が難しくなります。

ホームページの管理・更新を制作会社に任せるメリット・デメリット

こちらは、ホームページの管理をホームページ制作会社に任せた場合のメリット・デメリットです。

メリット

高いクオリティでの更新が可能

“本職”である制作会社にホームページの更新を依頼した場合は当然、社内スタッフが更新する場合より高いクオリティでの更新が可能となります。

本業に集中できる

ホームページの管理・更新という、専門的な業務を外注化することにより、社内スタッフが本業に集中できます。また、社内のホームページ担当スタッフの退職等にまつわるトラブル(※)を心配する必要が無くなります。

(※)ホームページ担当の社員が退職してしまったので、ホームページに関する業務を分かるスタッフが誰もいなくなり困っている、という話をよく聞きます。

デメリット

コストがかかる

制作会社、契約によりまちまちですが、ホームページの管理・更新に1ヶ月あたり3千円~3万円の管理費用がかかります。但し、外注のコストについては先に述べた通り社内でホームページの管理・更新を行う場合の担当スタッフの人件費と比較する必要があります。(少なくとも、専任のホームページ担当社員を雇用するよりは外注したほうが圧倒的にコストは低いです)

ホームページを管理する業者は変更可能?

ホームページの管理・更新を外部の制作会社に依頼している場合、その制作会社に問題がある場合があります。

  • 対応が悪い・遅い
  • ホームページの運営ノウハウに乏しい
  • 料金体系が不明瞭である

など様々な問題が考えられます。

その場合は、ホームページの管理・更新を行う制作会社を変更することをお勧めします。但し、制作会社を変更するタイミングは、契約上問題のないタイミングとする必要があります。他社が制作したホームページの管理・更新を行ってくれる制作会社は多数ありますので、検索してみると良いかもしれません。

この場合、新たに契約した制作会社から、ホームページで使用している画像やバナーの元データを求められるときがあります。この元データについては、著作権を前の制作会社が持っているケースもありますので、仮にその元データが手元にある場合でも安易に渡してしまうと後々トラブルとなる場合があります。トラブルを回避するには、元データのやり取りは避け、新たに作り直したほうが良いかもしれません。この場合、一時的に費用が掛かってしまいますが、良い業者と今後付き合うメリットのほうが大きいので、必要なコストといえます。

まとめ

ホームページの管理・更新を社内で行うか、外注化するかにつきましては、どちらにもメリット・デメリットがあります。ただ、専用の部署を設置できるような規模の企業でない限り、ホームページの管理・更新は外部の制作会社に任せるべきであると考えます。。他の業務を持つ社員にホームページの管理や更新を兼任させても、ほとんどメリットはありません。それならば、ホームページ関連の業務は全て外注化し、社員は本業に集中する、としたほうが良い結果が出るでしょう。

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